سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
امروزه با ورود اتوماسیون اداری شیوه های ناکارامد سنتی در جهت رسیدگی به انجام امور دفتری در سازمان های کوچک و بزرگ به طور کلی کنار گذاشته شده است. زیرا بیش از 70 درصد آن ها هیچ ارزش افزوده ای نداشته و بیشتر اتلاف وقت و منابع محسوب می شدند. خودکار سازی، یک پارچه نمودن و بهینه کرن تمامی این فرایند ها در جهت نیل به اهداف متعالی سازمانی،کاری است که در غالب اتوماسیون اداری مطرح می شود.
مفهوم اتوماسیون اداری چیست؟
با توجه به گسترش و پیچیده شدن ارتباطات تجاری سازمان ها ، نیاز به یک سیستم اداری یکپارچه که بتواند حجم عظیمی از مکاتبات و اطلاعات را با دقت و سرعت مورد بررسی و طبقه بندی قرار دهد ، به وضوح احساس می شود. چرا که یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران در سازمان های کوچک و بزرگ همین دسترسی سریع به اطلاعات و هماهنگی بین آن ها است.
اتوماسیون اداری یک سامانه ی قابل کنترل و برنامه ریزی متناسب با نیاز های کسب و کار شما است. اتوماسیون در قالب یک بسته نرم افزاری با خرید نرم افزار اتوماسیون اداری پیاده سازی می شود و کلیه اجزای اطلاعاتی و بخش های مختلف سازمان را به صورت یکپارچه طبقه بندی، تنظیم و اصلاح می کند. همچنین باعث تسریع در دسترسی به آمار و دستورالعمل ها می شود.
پس به صورت کلی خودکارسازی یا اتوماسیون، مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزاری است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار برده می شود.
نرم افزار های خودکار سازی
با توجه به رشد سازمان ها در حوزه های مختلف اطلاعاتی ، استفاده از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بسیار احساس می شود. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب از مزایای زیادی همچون حذف کاغذ، جمع آوری و توزیع اسناد و فرم های ارتباط اداری، تصویر برداری و بایگانی اسناد، پردازش و ویرایش متن، گزارش گیری آماری دقیق و سریع و … که بخش هایی از این سیستم تحت وب می باشد، بهره مند می شوید.
اتوماسیون اداری ابری
شاید شما صاحب کسب و کاری باشید که در شروع راه هستید و می خواهید در خصوص هزینه ها کمی محتاط تر عمل نمایید، می خواهید اتوماسیون اداری را بدون پیچیدگی های استقرار و راه اندازی استفاده کنید یا به صورت آزمایشی و کوتاه مدت از آن استفاده کنید و .... در این صورت پیشنهاد ما به شما استفاده از اتوماسیون اداری ابری است.
مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون ابری
اتوماسیون اداری ابری (نرم‌افزار به‌عنوان سرویسSaaS) روشی جدید در ارائه خدمات نرم‌افزاری است که در آن تمام مسئولیت خرید، نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار بر عهده شرکت ارائه دهنده خدمات است. خدمات و امکانات از طریق اینترنت در اختیار شما قرار می‌گیرد. پس شما نگرانی از بابت پشتیبانی، ارتقای سخت افزار و دیگر موارد ذکر شده نخواهید داشت.
اقتصادی و مقرون به صرفه بودن
کنترل و میزبانی نرم افزار از راه دور است و کسانی که می خواهند از آن استفاده کنند، تنها باید ماهانه یا در دوره های زمانی مشخص بابت استفاده از این سرویس ها و نرم افزار ها مبلغی را خدمات بپردازند. همچنین چون نیاز به خرید و راه اندازی نرم افزارها نیست و از طرف دیگر نیازی به هزینه کردن بابت نگهداری تجهیزات هم نمی باشد، بسیار مقرون به صرفه است.
انعطاف پذیری و قابلیت گسترش داشتن
چون همه چیز در بستر ابر و خدمات ابری ارائه می شود، در صورت رشد سازمان و اضافه شدن فرایند ها و افراد جدید به سادگی می توان آن را گسترش داد. افزون بر آن از هر جایی که به اینترنت دسترسی داشته باشید می توانید کارها را انجام دهید زیرا برای استفاده از خدمات اتوماسیون اداری بر بستر ابر تنها دسترسی به اینترنت کافی است.
افزایش کارایی و تدوین استراتژی ها و تصمیمات درست برای آینده سازمان
قابلیت ایجاد گردش کار خودکار در این سیستم موجب افزایش کارایی شرکت می شود. مدیران و کارکنان در لحظه می توانند به گزارشات دسترسی پیدا و تجزیه و تحلیل کرده و برنامه ریزی خوبی برای تصمیمات آینده شرکت مانند پیش بینی فروش، بودجه بندی و … انجام دهند.
مزایای استفاده از سیستم خودکار سازی اداری تحت وب برای کسب و کار ها و سازمان ها
در سطح سازمان گردش مکاتبات به شکل الکترونیکی انجام می شود و در پس آن بایگانی الکترونیکی، بهره گیری از امضاء دیجیتالی و کارتابل الکترونیکی میسر می باشد.
پاسخگویی به مراجعان با سرعت و به موقع در انواع اتوماسیون امکان پذیر می باشد
افزایش بهبود ارتباطات درون و بیرون سازمانی و بهبود کارایی زیرا گردش کار مکانیزه جایگزین گردش کار سنتی شده است
کنترل کاربردی و استاندارد برکار کاربرانی که آموزش کار با اتوماسیون اداری را گذرانده اند ممکن خواهد شد
نگهداری بهینه اطلاعات در اتوماسیون و صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان
جستجو اطلاعات ذخیره شده در انواع اتوماسیون اداری به سهولت انجام می شود
حذف کاغذ، امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعیت نامه در هر زمان و مکان امکان پیگیری نامه های ارجاع داده شده و یافتن نقاط گلوگاه در گردش کارها
اسناد و اطلاعات به خوبی بایگانی می شوند؛ از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری های استراتژیک تحلیل درست اطلاعات است.
اتوماسیون اداری تحت وب آی کن
اتوماسیون اداری پیشرفته تحت وب آی‌کن، بستری مناسب و مطمئن جهت رسیدن به یک سازمان الکترونیک و بدون گردش کاغذ (Paperless) و مجموعه اطلاعات یکپارچه و قابل دسترس از سیستم‌های مختلف را مهیا می‌نماید.
اتوماسیون اداری آی‌کن مطابق با استاندارد ISO15408 و همچنین با تائید صلاحیت از مراجع ذیصلاح، توانست مراحل مختلف آزمایش‌های Test Plan امنیتی را با موفقیت پشت سرگذاشته و ماحصل آن کسب تائیدیه رسمی امنیت و ثبت نرم‌افزار سازمان الکترونیک تحت وب به عنوان تنها نرم‌افزار امن سازمان الکترونیک تحت وب در کشور می‌باشد.